HR008-人事信息与档案管理

1.0 【目的】 为加强公司人事信息与档案建立和管理，维护人事资料的真实性、严肃性、完整性；防止员工资料遗失、损坏，并为人力资源开发和职业发展提供有效的证据，特制定本制度。

2.0 【范围】 适用于公司人事信息与档案管理过程。

3.0 【定义】
3.1 员工人事档案：是指员工从入职至离职期间，建立和记录的有关履历、调动升迁、培训、考核、薪酬等情况的书面材料。

4.0 【职责】无

5.0 【内容】
5.1 人事信息构成：
5.1.1 《入职登记表》；
5.1.2 身份证、学历证、学位证、资格证书等复印件；
5.1.3 劳动合同、保密协议、培训协议、服务协议及声明等其它补充文件；
5.1.4 一寸免冠彩照三张；
5.1.5 原单位离职证明及背景调查资料（必要时）；
5.1.6 正规医院出具的体检结果原件与健康证复印件；
5.1.7 员工人事任免与调动、授权书、培训、考评、奖惩等动态的书面记录；
5.1.8 离职员工档案含《离职登记表》；
5.1.9 涉及员工福利待遇事项的其他书面材料。

5.2 人事档案建立：
5.2.1 员工人事档案必须在入职当天，在云上工作台系统建立员工档案,原始档案需在5天内归档存；
5.2.2 员工在职期间的调动升迁、培训、考核等书面材料需及时更新并于5天内归档。

5.3 人事档案保存：
5.3.1 人事信息档案袋,由专门的档案管理员进行管理；
5.3.2 在职员工档案长期保存，离职档案保存1年。

5.4 人事档案的管理：
5.4.1 人事档案由档案管理人员定期进行维护，由人事行政部主管及分管领导不定期抽查；
5.4.2 员工所提供的资料在职期间有变化的，应以书面方式及时准确的知会人事行政部，档案管理员及时进行记录或修改；
5.4.3 员工有调动、考评、奖惩等人事动态，档案管理员应及时进行记录或修改；
5.4.4 离职档案必须于次月末归档至离职档案库。
5.4.5 人事行政部对员工人事档案资料不得擅自加以删除或销毁， 必须严格保密，确保不向外扩散。

5.5 人事档案查阅、借阅的审批权限：
5.5.1 借阅档案人须填写《联络单》到人事行政部档案管理人员处申请借阅档案，经相关人员批准后，在《人事档案借阅登记表》登记后方可借出；
5.5.2 所借档案资料不得转借、调换、损坏、涂改；未经人事行政部同意，不得私自复印档案资料；
5.5.3 借阅档案应在当天归还，如要延长借阅时间必须事先得到人事行政部同意；

5.6 其它规定
5.6.1 员工提供的人事档案内容必须真实、可靠，不能提供不实或虚报资料。如有提供虚假资料情况出现，一经查实，公司有权单方面要求解除劳动合同，且不需支付任何补偿。
5.6.2 员工因提供虚假资料对公司造成经济损失的，公司将保留追究其法律责任的权力。

6.0 【相关文件及运行记录】
6.1 相关文件：无
6.2 运行记录

• FM-MS-HR005-01-A0《入职登记表》
• FM-MS-HR005-02-A0《人事档案借阅登记表》