YSMIS | 邮件办公审批与系统对接应用方案

解决方案来源:本站原创404
摘要中小企业系统应用,适合自己就好,不一定要跟流行;工作邮件与系统互动,能管住事,操作不复杂,有记录查询,其实这就是最好的管理方式;保持微信就是我的私人空间,不要夹杂太多的工作因素,其...

随着社交软件的兴起,现在企业都流行起系统与企业微信进行业务对接,本来社交就是一个安静的地,而现实生活中,每一个职场人的手机微信里都是一堆的工作群,下班了也落不了一个清净;

云上系统(YSMIS)一开始也想着跟随技术流行的念头,也想去做社交对接(如企业微信与阿里钉钉);但经过一番讨论后,最后决定还是放弃了,而是选择了传统邮件事务处理的方式;即把系统的业务审批流,通过邮件的方式进行确认,来实现工作的互动。文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/501.html

这样人即使不在公司,即使没带电脑,手机收取邮件进行回复邮件是一样的效果!更重要的是,所有的操作记录都是以邮件形式保存起来。文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/501.html

那接下来,我们来分享一下云上的系统与邮件的操作场景互动,下面演示截图邮件收发是以PC端操作为例,手机相同。文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/501.html

1、收发邮箱配置:操作详见账套信息设置文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/501.html

YSMIS | 邮件办公审批与系统对接应用方案文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/501.html

2、启用邮件审批:操作详见单据管理方案文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/501.html

YSMIS | 邮件办公审批与系统对接应用方案文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/501.html

3、用户角色与收件地址配置:操作详见用户管理文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/501.html

YSMIS | 邮件办公审批与系统对接应用方案文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/501.html

4、配置单据审批流程:详见审批流程管理文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/501.html

YSMIS | 邮件办公审批与系统对接应用方案

三、审批示例

1)打开一张业务单据(以销售订单为例),直接单击【提交】按钮,提交后,状态变为待审批。

  • 第1步:提交后,根据销售订单业务审批流程,进入下一流程。
  • 第2步:通过下拉选项“审批或变更记录”,单击【查询】按钮,弹出当前审批进度信息窗。
  • 第3步:审批进度与详细记录。

YSMIS | 邮件办公审批与系统对接应用方案

2)提交后,根据销售订单审批流程,第一个审批对象业务主管,会收到一封提醒邮件,具体邮件内容如下:

  • 标题:含有对应业务单据审批流程名称、业务单据编号,及流程唯一ID标识。
  • 正文:除了通知信息外,明确回复格式。
  • 附件:把单据形成PDF格,供审批人查阅。

YSMIS | 邮件办公审批与系统对接应用方案

3)浏览附件信息,如下图:

YSMIS | 邮件办公审批与系统对接应用方案

4)业务主管查阅后,直接回复邮件内容,要求如下:

  • 主题:回复自动形成
  • 正文:标准的回复格式,注意第一行:同意或不同意,然后以“#”结束,第二行填写补充意见,最后也以“#”结束。
  • 发件人:要求名字与审批人名字相同。

YSMIS | 邮件办公审批与系统对接应用方案

5)内容回复后,邮箱服务器会自动收取邮件,并完成审批动作,同时根据审批流程向下一审批人发出以下邮件,内容如下:

  • 注:邮件内容格式与前面内容相同,区别就是多了上一节审批的处理意见。

YSMIS | 邮件办公审批与系统对接应用方案

YSMIS | 邮件办公审批与系统对接应用方案

6)所有审批节点的操作,都是邮件服务器自动收取邮件,根据邮件内容处理业务单据审批,并同时根据审批流程向下一节点发出通知邮件。

  • 审批最后完成后,查看审批进度如下,凡是邮件审批的,审批模式都会标明“邮件”字样。

YSMIS | 邮件办公审批与系统对接应用方案

中小企业系统应用,适合自己就好,不一定要跟流行;工作邮件与系统互动,能管住事,操作不复杂,有记录查询,其实这就是最好的管理方式;保持微信就是我的私人空间,不要夹杂太多的工作因素,其实这真的很重要,纯属个人观点!

 最后更新:2023-12-8
  • 版权声明 本文源自 本站原创, 云上老牛 整理 发表于 2022年7月30日
  • 转载请务必保留本文链接:http://www.ysmis.cn/501.html