PU001-采购业务管理规定

1.0 【目的】 规范公司内部采购业务流程,确保适时、适量、适价地采购物料,在确保不影响生产的情况下,降低采购成本。

2.0 【范围】 适用于xxx公司订单采购业务。

3.0 【定义】

4.0 【职责】
4.1 采购部: 负责采购订单的过程管理与监控。

5.0 【内容】
5.1 采购订单管理
5.1.1 采购员在ERP系统中,根据各部门提出的《请购单》,首先检查以下几种情况:

  • 生产物料由计划部下达,经计划部门经理审核,分管副总审批。
  • 生产工具类由工程部下达,经工程部门经理审核,分管副总审批。
  • 行政用品类由行政部下达,经行政人事部经理审核,分管副总审批。

5.1.2 采购员检查完成后,在ERP系统内对已经过核准的请购单进行比价生单,系统将根据厂商价目表取最低价格生成《采购订单》。
5.1.3 采购员打印《采购订单》,或形成PDF电子档。
5.1.4 采购员需对生成的《采购订单》进行确认,采购部经理审核、副总经理批准;按管理要求,ERP系统已经控制了以下几个事项:

  • 采购订单价格不可以修改,如需修改,需在采购订单生成前更新价格调整单。
  • 采购订单价格不可以修改,如需修改,需在采购订单生成前更改请购需求日期。
  • 采购部不可以手工增加《采购订单》,只可以通过《请购单》生成。
  • 《采购订单》一单金额权限批准设置: 1万以下部门经理、5万以下分管副总、5万以上由总经理核准。

5.1.5 《采购订单》核准后,发给供应商,并要求供应商在一天内回传。
5.1.6《采购订单》核准未通过,则返回ERP系统对《采购订单》重新进行修改,在修改后再次提交审核。

5.2 采购订单变更管理
5.2.1《采购订单》供应商回传后,有发生变化,按以下情况进行作业:

  • 采购部门发起的订单变更,由采购部门填写《联络单》,并经采购主管审核,然后交给请购部门确认,请购部门确认之后,由采购员在ERP系统内进行采购订单变更操作。
  • 工程ECN变更发起的订单变更,由工程部发起工程ECN变更流程,填写《ECN变更单》并通知采购、计划部等部门,经各部门确认之后由采购员在ERP系统内进行采购订单变更。
  • PMC部发起的订单变更,由计划部填写《联络单》,经计划部主管审批之后通知采购部门,待确认后由采购员进行采购订单变更。

5.2.2 采购员确认变更信息之后,按《采购订单》正常的权限审批进行。
5.2.3 相关审核之后,由采购员打印《采购订单》并传真至供应商,要求供应商在一天内回传。

5.3 采购订单跟进业务
5.3.1 采购员需按《采购订单》的预定交货日期,每天在ERP系统进行跟进交货情况。
5.3.2 在采购过程中,如有异常,需及时与请购部门进行沟通,以便及时得到工作计划调整。
5.3.3 《采购订单》交货后,如有品质异常,需及时联络供应商处理,杜绝生产欠料情况。
5.3.4 采购部分析每月供应商交货情况,进行统计以下相关数据信息,以作为后续供应商周期评审的依据。

  • 供应商批次准时交货率
  • 供应商批次来料合格率

5.3.5 采购部定期与供应商评审物料以下信息,并形成标准物料信息文件《采购周期与批量申购管制表》,与计划部达成共识,并将物料相关信息,维护到ERP系统物料档,要求计划部严格按标准执行请购业务。

  • 物料的采购周期
  • 物料的最低采购批量
  • 包装批量

6.0【相关文件及运行记录】
6.1 本规定所涉及的相关文件

  • QP009《外部提供的过程、产品与服务控制程序》

6.2 本规定所涉及的运行记录

  • FM-QP009-15-A0《请购单》
  • FM-QP009-16-A0《采购订单》
  • FM-QP009-17-A0《采购周期与批量申购管制表》
  • FM-MS-PU001-01-A0《物料准时交货率统计表》
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THE END
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