EHS-05:信息沟通控制程序

企管文档139

1.0 【目的】

为使质量/环境/职业健康安全管理制度达成组织之共识,并建立与公司内部员工及外部相关团体对质量/环境/职业健康安全管理之承诺及有效性之沟通。

2.0 【范围】文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/712.html

2.1 本程序文件适用于本公司之各项质量/环境/职业健康安全管理系统沟通方式。文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/712.html

2.2 沟通对象分为, 对内:公司全体员工;对外:相关团体。文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/712.html

3.0 【定义】

3.1 环境管理之相关团体:指环保负责人机关、工业区内管理中心、环保团体、供货商、承包商、邻近厂商、产品之客户及其它。文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/712.html

3.2 质量管理之相关团体:产品或服务之客户或分发商,以及反应之各项有关于质量相关信息。文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/712.html

3.3 职业健康安全之相关方: 与公司职业健康安全绩效有关或受其影响的个人或团体。文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/712.html

4.0 【职责】

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5.0 【内容】

5.1 内部沟通文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/712.html

5.1.1 提案建议处理文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/712.html

  • 所有在职员工任何有关质量/环境/安全管理系统之制度与运作有任何建议时,可填写内部《沟通记录表》交由各部门负责人或管理代表,或投入总经理意见箱内,意见箱负责人每星期打开两次。
  • 各部门负责人须认真审查建议内容,必要时呈报管理代表指派相关责任部门单位进行处理。
  • 各部门负责人或管理代表将处理结果传达到建议者。
  • 建议及处理结果,可作为质量/环境/安全管理系统改善之参考,如提议有改进质量体系之效益应于专题会议讨论,并依《持续改进程序》进行改善活动。
  • 各部门将内部沟通情况及结果应登录在《沟通记录表》上,并每半年一次总结后呈报管理代表审议。
  • 内部沟通记录之保存期限,参见《记录控制程序》。

5.1.2  质量/环境/职业健康安全议题沟通文章源自云上网-http://www.ysmis.cn/712.html

  • 透过公司内部教育训练、公告、会议、OA办公平台等适当方式宣传质量/环境/职业健康安全政策、质量/环境/职业健康安全目标与指标、法规要求及其它相关议题,让公司全员了解。
  • 员工可透过公司内部网络信息寻得最新质量信息/环境/职业健康安全法规。
  • 质量/环境/职业健康安全管理审查会议及相关检讨会议,其结果应视需要时,传达至相关单位或个人。
  • 各单位所属人员对倡导、传达事项有疑惑回馈信息时,单位主管应适时予以说明、沟通。

5.1.3 员工代表

1)公司和各部门在进行下列活动时,应与员工或其代表协商:

  • 方针的制定、修改、评审;
  • 体系文件,特别是作业指导书的制定、修改、评审;
  • 环境因素、危险源的辨识、评价和控制策划;
  • 可能影响工作场所变化的任何活动。

2)员工或其代表参与协商的方式可以是:口头、书面意见或建议、参与会议等。

5.2 外部沟通

5.2.1 来源:质量/环境/职业健康安全相关团体所提供的议题之关切事项。

5.2.2 接收

  • 可分为电话、传真、口述、E-mail、工作区域的沟通或其它方式。
  • 相关单位接获客户有关各项质量的抱怨或信息回馈时,由品管部作为对外接触之窗口,接收外部信息后,应通知各相关单位,若为质量抱怨事项,则依《客户投诉处理程序》,进行纠正预防。
  • 环境/职业健康安全议题由行政部将外部信息获取途径登记于《沟通记录表》,并根据情况适时更新。
  • 环境/职业健康安全信息处理:由行政部将收集到的环境信息记录在《沟通记录表》上,对需采取对策的信息,由管理者代表确定权责部门。
  • 环境/职业健康安全信息处理确认:经权责部门处理后,由行政部回复相关团体,并记录于《沟通记录表》。

5.3 与协力厂/承包商之沟通

5.3.1 发包单位须让承揽工程或供货之承包商,充分了解环境及健康安全管理要求及法规规定,必要时于签约时载明于合约书上。

5.3.2 在公司内部执行工程施工时,发包单位需检测其施工状况,使符合公司环境及健康安全系统的规定。

5.3.3 采购单位须让承制产品或工具之协力厂,充分了解质量及健康安全管理要求及法规规定,必要时于签约时载明于合约书上。

5.4 重要环境因素及风险级别较高危险源的对外交流:

5.4.1 对内:环境因素及危险源由各部门进行识别及评价,由文控中心统一汇总经最高管理者批准后分发到各部门进行培训、学习,并按相关控制方案执行。

5.4.2 对外:环境及职业健康安全管理方针以书面、邮件的方式通知相关团体。

6.0 【文件记录】

  • 《记录控制程序》
  • 《持续改进控制程序》
  • 《沟通记录表》
 
  • 本文由 云上老牛 发表于 2023年3月2日
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